So wird jedes Meeting ein Erfolg
Sich vorbereiten
Es ist ein Zeichen von Respekt, sich auf Treffen mit Kollegen vorzubereiten. Daher verschickt zunächst der Leiter des Meetings eine Agenda an die Teilnehmer. Und zwar rechtzeitig, also mindestens zwei Tage vor der Veranstaltung. Bei aufwendigerer Vorbereitung, etwa weil Teilnehmer Präsentationen zu erstellen haben, sollte die Tagesordnung wenigstens fünf Tage vor dem Treffen verteilt werden. Folgende Informationen stehen auf einer aussagekräftigen Agenda:
- Der Tag, die Uhrzeit und der Ort des Treffens.
- Die Dauer des Treffens. Ohne eine zeitliche Beschränkung ufern Meetings schnell zu endlosen Wortschlachten aus.
- Die Namen der Teilnehmer. Sollen einzelne Teilnehmer Redebeiträge vorbereiten, wird das in der Agenda vermerkt. Fragen Sie als Meetingleiter die betroffene Person jedoch vorher, ob sie die Aufgabe übernehmen will.
- Das Thema des Meetings und das Besprechungsziel, zum Beispiel „Konzept für die neue Unternehmensbroschüre verabschieden“. Nur wenn den Teilnehmern klar ist, warum sie sich eigentlich treffen, werden sie zu einem Ergebnis kommen.
- Bei längeren Meetings geben Sie an, wann Pausen gemacht werden und ob für die Verpflegung zu Mittag gesorgt ist. Falls nicht, wissen die Teilnehmer zumindest, dass sie sich selbst verpflegen müssen.
- Die Telefonnummer und E-Mail-Adresse des Meetingleiters, falls die Teilnehmer Fragen haben.
Anhand dieser Agenda können Sie sich als Teilnehmer auf das Treffen vorbereiten, was Sie auch tun sollten. Überlegen Sie, welche Meinung Sie zum Thema haben. Im genannten Beispiel der Unternehmensbroschüre könnte sie lauten: „Auf dem Titelbild sollten Menschen, nicht nur Bürogebäude zu sehen sein.“ oder „Die Broschüre muss noch deutlicher unterstreichen, dass wir Qualitätsprodukte herstellen.“ Falls Sie feststellen, dass das Meeting nicht in Ihr Aufgabengebiet fällt oder Sie es aus terminlichen Gründen nicht wahrnehmen können, sagen Sie sobald als möglich ab.
