Inhalt und Adressat bestimmen den Ton

Bestimmen Sie zunächst, was Sie mit Ihrem Schreiben vor allem erreichen wollen. Möchten Sie beispielsweise informieren, bestellen, überzeugen, einladen, werben, anbieten, ablehnen, entschuldigen oder reklamieren? Überlegen Sie, welche Tonlage zu diesem Ziel am besten passt. Eine reine Information ist sachlich und nüchtern. Wollen Sie aber überzeugen, dann müssen Sie sich schon rhetorisch etwas mehr ins Zeug legen.

Zudem hängt die Tonlage Ihres Schreiben auch davon ab, wem Sie schreiben. In welchem Verhältnis steht der Adressat zu Ihnen oder zu Ihrer Firma? Möchten Sie etwas von ihm oder ihr oder ist es umgekehrt? Alte Geschäftspartner reden Sie natürlich vertraulicher an als das Einwohnermeldeamt. Überlegen Sie immer, wie Sie selbst von Ihrem Adressaten gern angesprochen werden. Orientieren Sie sich an Ihrem eigenen Empfinden.