Die Netiquette einhalten
Die modernen Kommunikationsmittel E-Mail und Internet besitzen eine eigene Kinderstube. Meist werden diese Benimmregeln als „Netiquette“ bezeichnet. An diese halten Sie sich in einer geschäftlichen E-Mail, wenn Sie Folgendes beachten:
- Die Betreffzeile ist aussagekräftig. So weiß der Empfänger schon vor dem Öffnen der E-Mail, in welcher Angelegenheit Sie ihn kontaktieren.
- Sie kennzeichnen nur wirklich wichtige E-Mails als „wichtig“. Sonst kann der Empfänger nicht mehr unterscheiden, welche Nachrichten er tatsächlich dringend bearbeiten muss.
- Sie verzichten auf die Funktion „Zur Nachverfolgung kennzeichnen“. Es ist eine Unsitte, den Empfänger auf diese Weise zu überwachen, und sollte nur in begründeten Fällen erfolgen. Vollends genötigt wird sich Ihr Gegenüber fühlen, wenn Sie ihn dann auch noch anrufen: „Wie ich sehe, haben Sie meine E-Mail bekommen. Was halten Sie davon?“
- Sie vermeiden Smileys. Wenn Ihnen nach :-) ist, drücken Sie Ihre Freude in Worten aus. Nicht jeder weiß schief gelegte Strichgesichter zu deuten ;-(.
- Verwenden Sie als Dateianhang nur gängige Formate wie DOC, PPT und PDF, die der Empfänger tatsächlich öffnen kann.
- Halten Sie sich bei angehängten Dateien an die Größenbeschränkungen Ihres Empfängers. Sonst verstopfen Sie womöglich sein Mailfach. Falls Sie das Limit nicht kennen, sollten Sie keine Dateien anfügen, die größer als ein Megabyte sind.
