Einleitung und Hauptteil
Es lassen sich zwei Arten von Anfragen unterscheiden: die allgemeine Anfrage und die konkrete Angebotsaufforderung. Bei einer allgemeinen Anfrage bitten Sie in der Regel um die Übersendung von Informationsmaterial (Prospekte, Kataloge, Preislisten oder Ähnliches). Die Aufforderung, ein Angebot zu machen, ist dagegen viel konkreter. Hier müssen Sie detailliert beschreiben, was Sie genau wünschen. Machen Sie sich am besten noch vor dem Schreiben eine Liste der Fragen, auf die der Adressat antworten soll.
In der Einleitung zu Anfrage oder Angebotsaufforderung sollten Sie schreiben, wie Sie auf den Adressaten aufmerksam geworden sind. Formulieren Sie dann in einem Satz deutlich, was Sie mit Ihrem Brief erreichen möchten (also die Zusendung von Informationsmaterial oder eines Angebots).
Im Hauptteil Ihres Briefes beschreiben Sie besonders bei Angebotsaufforderungen möglichst genau, was Sie wünschen. Nennen Sie etwa den Namen des Produkts oder der Dienstleistung. Machen Sie detaillierte Angaben zur Menge und Ausführung der Ware (zum Beispiel: Größe, Farbe, Qualität). Äußern Sie sich bei Dienstleistungen zur Art der Arbeiten, zum Umfang und zum Zeitrahmen des möglichen Auftrags. Fragen Sie auch nach Verkaufs- und Lieferbedingungen, Garantien und Zahlungsbedingungen.
