Wer?, Was?, Wann?, Wo?, Warum?

Ihr Ziel beim Schreiben eines Geschäftsbriefes muss es sein, dass der Adressat Ihre Mitteilung versteht. Sie muss logisch und stringent aufgebaut sein sowie alle zentralen Fragen beantworten. Dafür ist natürlich wichtig, dass Sie selbst genau wissen, was sie ausdrücken wollen.

Ein einfacher Trick hilft Ihnen, das Ziel Ihres Schreibens festzulegen. Gehen Sie so vor, wie bei der Suche nach einer passenden Formulierung für die Betreffzeile. Beschreiben Sie mit einem Satz, warum Sie diesen Brief schreiben und was Sie damit erreichen wollen. Beispiel: „Ich möchte mich beim Chef der Firma XY über sein unfreundliches Servicepersonal beschweren.“ Damit haben Sie Ihre Absicht deutlich beschrieben und die Leitlinie für Ihren Brief festgelegt.

Überlegen Sie dann, welche Informationen der Adressat braucht, um die Mitteilung zu verstehen. Diese Informationen lassen sich einfach mit den so genannten „W-Fragen“ beschreiben: Wer?, Was?, Wann?, Wo?, Warum? Überlegen Sie aber auch, welche Informationen überfl üssig sind. Bedenken Sie immer: Im geschäftlichen Bereich ist die Zeit meist knapp. In der Regel hat niemand Lust, einen langen Brief zu lesen und mühsam die wichtigen von den unwichtigen Informationen zu trennen. Das ist auch nicht die Aufgabe des Lesers, sondern Ihre Aufgabe als Briefschreiber.