Sorgfalt bei angehängten Dateien

Nehmen Sie beim Versenden von E-Mails Rücksicht auf die technischen Voraussetzungen des Empfängers. Das beginnt bereits bei dem Format der Nachricht selbst. So können beispielsweise nicht alle Rechner E-Mails im HTML-Format lesen (das ist ein Format, in dem Internetseiten geschrieben werden). Einige E-Mail-Programme bieten die Möglichkeit, Texte im so genannten „Nur-Text-Format“ zu versenden. Wenn Sie auf Nummer sicher gehen wollen, stellen Sie Ihr E-Mail-Programm entsprechend ein. Eine Anleitung dazu finden Sie in der Regel unter der „Hilfe-Funktion“ Ihres jeweiligen E-Mail Programms. Als Schrifttypen verwenden Sie in der E-Mail am besten „Times“ oder „Arial“.

Bei den Dateien, die Sie an Ihre Mails anhängen (den so genannten „Attachments“), sollten Sie noch sorgfältiger sein. Stellen Sie sicher, dass das von Ihnen verschickte Dateiformat vom Empfänger problemlos gelesen werden kann. Sie können davon ausgehen, dass „Nur-Text“-Dateien auf jedem Computer lesbar sind. Bei Dokumenten in anderen Formaten hängt es von der jeweiligen Software des Empfängers ab, ob die Datei lesbar ist. Im Zweifelsfall sollten Sie beim Empfänger nachfragen.