3. Bezugszeichen

Eine mögliche Ergänzung des Briefkopfes sind die so genannten Bezugszeichen. Sie helfen, die geschäftliche oder behördliche Korrespondenz zu ordnen. Allerdings sind sie keineswegs zwingend erforderlich.

Sie kennen solche Bezugszeichen bestimmt aus dem Schriftverkehr mit Behörden. Hier stehen dann vorgedruckte Zeilen mit Bezugszeichen. Leitwörter können dabei beispielsweise sein: „Ihr Zeichen“, „Ihre Nachricht vom“, „Unser Zeichen“, „Unsere Nachricht vom“, „Telefon, Name“ oder „Datum“. Sie stehen auch meist in dieser Reihenfolge und werden nicht abgekürzt. Die Schriftgröße sollte mindestens 6 Punkt betragen. In jeden Geschäftsbrief werden dann die konkreten Daten – beispielsweise vergebene Zeichen, Durchwahlen oder Datumsangaben – eingefügt.

Die Leitwörter können in einer Reihe nebeneinander unter dem Anschriftenfeld stehen. Dann sollten sie laut DIN 5008 mindestens 8,5 mm Abstand zum Anschriftenfeld haben.

Beispiel Bezugszeichen

Ihr Zeichen: ZA 2008-04-12

Ihre Nachricht vom: ZA 2008-04-12 DG

Unser Zeichen: DG

Unsere Nachricht vom: 2008-05-30 12:34

Telefon, Name: 0228 94632-123, Fr. Grau

Datum: 2008-04-15

Die Leitwörter können aber auch am rechten Briefrand in einem so genannten Informationsblock untereinander stehen. Sie stehen dann als Ergänzung zu Ihren Absenderangaben. Nach DIN 5008 sollte der Infoblock mit einem Abstand von 125 mm von der linken Blattkante beginnen.