Die äußere Form von Faxen unterscheidet sich nicht wesentlich von der eines Geschäftsbriefes. Allerdings sollte der Vermerk „Fax“ deutlich erkennbar sein. Die einfachste Möglichkeit: Sie benutzen ein Deckblatt, dass diesen Vermerk sowie Angaben zu Absender („Von: Bernd Meier, Beton GmbH“) an „Basalt AG, Jürgen Knieper“ und gegebenenfalls ein Formenlogo enthält. Hinzu kommen eine Datumsangabe („20.08.2008“) und eventuell die Faxnummer von Absender und Empfänger, die Sie direkt hinter die Namen schreiben können. Außerdem geben Sie noch die Seitenzahl inklusive des Deckblattes an. Bei einem einseitigen Brief also: „Seiten: 2, inkl. dieser“. Das Deckblatt faxen Sie einfach direkt vor Ihrem Brief. Dieser sollte dann zusätzlich zwischen Anschrift und Datumsanzeige linksbündig die Angabe „per Fax“ enthalten.
