Sinnvolles Sortieren
Zunächst geht es an die Papierstapel – an die Schmierzettel, Notizen, wichtigen Unterlagen, Zeitschriften und was sich noch auf Ihrem Schreibtisch tummelt. Zum Aufräumen besorgen Sie sich am besten stapelbare Ablagekästen in ausreichender Zahl. Diese Kästen machen aus einem unübersichtlichen Stapel mehrere übersichtliche. Stellen Sie lieber einen zu viel als zu wenig auf.
Es ist nämlich besser, wenn Sie Ihre Unterlagen detaillierter sortieren. Tun Sie dies nicht, haben Sie zwar keinen hohen Stapel Papier mehr auf dem Schreibtisch, dafür aber immer noch hohe Stapel in Ihren zwei oder drei Ablagekästen. Und das heißt für Sie, dass Sie auch diese Stapel wieder durchforsten müssen auf der Suche nach dem einen speziellen Schreiben, das Ihnen gerade fehlt. Haben Sie mehrere Türme aus Ablagekästen auf Ihrem Schreibtisch stehen, bietet sich auch hier wieder eine inhaltliche Sortierung an: Bauen Sie nicht einfach neue Kästen oben drauf, sondern sortieren Sie sie dort ein, wo sie inhaltlich hingehören.
Auch das macht Ihnen das Leben leichter. Und wenn sich mal ein Kollege in Ihrem System zurechtfinden muss, wird er es Ihnen danken. Sorgen Sie dafür, dass jeder Kasten auch wirklich eine Beschriftung erhält. Unter Umständen kann es sinnvoll sein, zu einem bestimmten Thema zwei Kästen anzulegen: einmal für „unbearbeitet“, einmal für „bearbeitet“. Wie die Kästen in so einem Sortiersystem beschriftet werden, hängt von den jeweiligen Aufgaben ab. Neben spezifischen Fächern, wie etwa „Rechnungen“ oder „Angebote“, sind die folgenden Beispiele jedoch bei fast jeder Arbeit sinnvoll.
