Zeitmanagement: Die ALPEN-Methode

Ob selbstständiger Unternehmer oder Angestellter in verantwortungsvoller Position: Wem ist es nicht schon einmal passiert, dass die Zeit einfach davonläuft? Wichtige Termine stehen an und wollen vorbereitet werden. Ein Kunde erwartet umgehende Antwort und der Partner nörgelt, weil Sie sich zu wenig sehen. Zu allem Überfluss quillt auch noch seit Wochen die ungelesene Post über. Richtiges Zeitmanagement ist in so einer Situation ein Muss. Sonst besteht die Gefahr, dass am Ende nichts richtig erledigt ist. Und damit ist keinem gedient - am wenigsten Ihnen selbst.

In acht Minuten eine Stunde Zeit gewinnen

Die ALPEN-Methode beruht auf einer konsequenten Planung des folgenden Arbeitstages. Geplant wird, was genau zu welcher Uhrzeit und vor allem in welchem Zeitrahmen erledigt werden soll. Im Schnitt benötigen Sie für diese Planung gerade mal acht Minuten pro Tag - und können dadurch täglich eine Stunde Zeit für wichtige Aufgaben gewinnen.

Mit der ALPEN-Methode planen Sie in fünf Schritten jeweils den kommenden Arbeitstag.

So geht's:

• Aufgaben zusammenstellen: Am Abend vorher notieren Sie auf einem Zettel alle Aufgaben für den nächsten Tag, die erledigt werden müssen.
• Länge der Tätigkeiten schätzen: Schätzen Sie ab, wie lange eine Aufgabe für ihre Bewältigung benötigt.
• Pufferzeiten für Unvorhergesehenes reservieren: 40 Prozent Pufferzeit am Tag werden gemeinhin empfohlen. Bei einem achtstündigen Arbeitstag sollten Sie also nicht mehr als fünf Stunden verplanen.
• Entscheidungen treffen: Welche Aufgaben sind wirklich wichtig? Setzen Sie Prioritäten. Streichen Sie Aufgaben mit geringer Priorität wieder aus dem Tagesplaner. Überlegen Sie, welche Aufgaben Sie anderen Personen übergeben könnten.
• Notizen in den Planer, den Terminkalender oder die To-do-Liste übertragen: Schreiben Sie nun alle Aufgaben nach Prioritäten sortiert als Tagesplanung auf. Die höchsten Prioritäten sollten dabei am Anfang der Tagesplanung stehen. Allerdings müssen Sie auch Ihre eigene Leistungskurve berücksichtigen. Legen Sie deshalb beispielsweise kreative Denkaufgaben nicht gerade in Zeiten, in denen Sie müde und schlaff sind.

Ein realistischer Tagesplan enthält nur das, was Sie an dem Tag auch tatsächlich erledigen können. Im günstigsten Fall bleibt keine dringende Aufgabe liegen. Wenn doch etwas nicht in Ihren Tagesplan passt, das eigentlich zu erledigen wäre, so wissen Sie es mit der ALPEN-Methode wenigstens am Vortag. Dann können Sie mit Ihrem Vorgesetzten rechtzeitig darüber sprechen und nicht erst, wenn es schon zu spät ist. Ein guter Chef wird das zu schätzen wissen.