Richtig telefonieren
Bedenken Sie, dass die ersten Wörter eines Telefonats oft nicht verstanden werden. Sagen Sie also nicht als Allererstes Ihren Namen. Er könnte sonst untergehen. Haben Sie keine Scheu nachzufragen, falls Sie den Namen Ihres Gesprächspartners nicht verstanden haben.
Verschwenden Sie keine Zeit
Gehen Sie sparsam mit der Zeit Ihres Gesprächspartners um. Reden Sie nicht um den heißen Brei, sondern kommen Sie schnell zur Sache. Erklären Sie mit kurzen Sätzen den Grund Ihres Anrufs. Vermitteln Sie aber nicht das Gefühl von Hektik. Lassen Sie Ihr Gegenüber ausreden und fallen Sie ihm nicht ins Wort.
Strahlen Sie Selbstbewusstsein und Dynamik aus
Reden Sie deutlich und mit normaler Lautstärke. Sie wirken dynamischer, wenn Sie im Stehen oder zumindest mit gerader Haltung telefonieren. Ihre Stimme ist dann deutlich kraftvoller. Auch wenn man Sie nicht sieht: Achten Sie darauf, dass Sie nicht zu leger gekleidet sind. In Anzug oder Kostüm fällt es Ihnen leichter, einen souveränen Eindruck zu vermitteln.
Wirken Sie freundlich und verbindlich
Lächeln Sie! Das kann Ihr Gegenüber zwar nicht sehen, aber sehr deutlich hören. Ihre Stimme klingt dann sympathischer.
Weisen Sie auf gemeinsame Standpunkte hin. Das gelingt besonders gut mit geschlossenen Fragen, auf die Ihr Gegenüber mit „Ja“ antworten kann. Ein Beispiel: „Sie haben also Interesse an neuen Verkaufsstrukturen?“
Es wirkt verbindlich, wenn Sie bei längeren Ausführungen Ihres Gesprächspartners Rückmeldungen wie „Aha" oder „Interessant" geben. So zeigen Sie, dass Sie aufmerksam zuhören. Wenn Sie sich Notizen machen, erwähnen Sie das ruhig. Das gibt Ihrem Gegenüber das Gefühl, ernst genommen zu werden.
Verwechseln Sie Verbindlichkeit jedoch nicht mit Vertraulichkeit – vor allem, wenn Sie die andere Person kaum kennen. Private Bemerkungen wirken dann schnell unangemessen
Beenden Sie Ihr Gespräch zukunftsorientiert
Das Telefonat sollte mit Blick auf die Zukunft enden. Statt der unverbindlichen Floskel „Wir telefonieren wieder.“ sollten Sie ein konkretes Ergebnis festhalten. Das kann ein verabredeter Termin sein oder der vereinbarte Plan für das weitere Vorgehen.
Verabschieden Sie sich höflich von Ihrem Gesprächspartner. Nennen Sie dabei seinen Namen und bedanken Sie sich: „Frau Meyer, haben Sie vielen Dank für dieses aufschlussreiche Gespräch.“