Rechnung, Mahnung & Co.

Im Bereich des Zahlungsverkehrs gibt es drei grundlegende Arten von Briefen: Rechnungen, Bestätigung eines Zahlungseingangs (Quittungen) und Mahnungen. Jede dieser Arten hat ihre Besonderheiten.

Bei der Stellung einer Rechnung können Sie mit wenig Text auskommen. Oftmals enthält eine ganz formelle Rechnung auch keine Anrede, keinen Gruß und keine Unterschrift. Egal, ob Sie Ihre Rechnungen wie einen klassischen Geschäftsbrief aufbauen oder eher wie einen nüchternen Bescheid: Der Gesetzgeber schreibt eindeutig vor, welche Angaben eine Rechnung enthalten soll.

Bei der Stellung einer Rechnung sind also in erster Linie steuerrechtliche Fragen zu beachten. Dabei lassen sich vor allem zwei Typen von Rechnungen unterscheiden: Rechnungen von Umsatzsteuerpflichtigen und Rechnungen von Personen, die von der Umsatzsteuerpflicht befreit sind. Sind Sie von der Umsatzsteuerpflicht befreit, dann stellen Sie Ihre Rechnung, ohne die Umsatzsteuer (je nach Leistung oder Ware) zu addieren.

Sind Sie umsatzsteuerpflichtig, dann müssen Sie die Umsatzsteuer einzeln ausweisen und dürfen die Angabe Ihrer Umsatzsteuer-Identifikationsnummer nicht vergessen.

Zudem müssen alle Rechnungen ein Ausstellungsdatum enthalten. Die Rechnung sollte eine fortlaufende und unverwechselbare Rechnungsnummer haben. Neben dem Rechnungsbetrag sollten Sie genau beschreiben, welche Leistungen oder Waren in Rechnung gestellt werden. Geben Sie auch ein Zahlungsziel an. Also einen konkreten Termin, bis zu dem die Rechnung beglichen werden soll. Wichtig ist zudem natürlich die Angabe Ihrer Kontoverbindung.

Der Betreff besteht in der Regel aus dem Wort „Rechnung“ und der Angabe der Rechnungsnummer.