Begleitschreiben
Wie der Name schon sagt: Ein Begleitschreiben ist ein Brief, der etwas anderes begleitet. Es gilt als unhöflich, Unterlagen oder Dokumente kommentarlos zu versenden. Wenn es schnell gehen muss, kann zwar eine kurze Notiz auf einem Klebezettel reichen. Aber stilvoller ist das Begleitschreiben.
Das Ziel des Begleitschreibens ist, den Adressaten auf die beigefügten Anlagen aufmerksam zu machen.
In der Einleitung können Sie auf ein vorausgegangenes Telefonat oder ein Schreiben verweisen und gegebenenfalls für das Interesse Ihres Geschäftspartners danken. Außerdem sollten Sie schreiben, dass Ihr Brief Anlagen übermittelt.
Im Hauptteil des Begleitschreibens sollten Sie die Anlagen dann genauer beschreiben. Sie können zudem schreiben, was mit dem versendeten Material nun weiter geschehen soll.
Im Schlussteil können Sie erneut für das Interesse danken. Sie können auch Ankündigungen dazu machen, was Sie nun weiter unternehmen werden oder was Sie vom Empfänger erwarten.
In der Betreffzeile könnte zum Beispiel stehen „Übersendung der Projektskizze“ oder auch nur ein Verweis darauf, welche Unterlagen angehängt sind (zum Beispiel: „Pressemitteilung vom 24. Mai 2008“).
