Archivierung und Empfangsbestätigungen

Bei allen Vorteilen, die das Mailen bietet, ist außerdem die Gefahr von Missverständnissen hier recht hoch. Beachten Sie daher: Eine geschäftliche E-Mail hat grundsätzlich den gleichen Charakter wie ein Geschäftsbrief. Das heißt: Der Stil und Inhalt sind mit dem eines Briefes durchaus vergleichbar. Eine E-Mail kann ebenso Wichtiges wie rechtlich Verbindliches kommunizieren. Sie sollten eine E-Mail daher genauso sorgfältig, klar und präzise schreiben wie einen Brief. Und genauso sorgfältig archivieren!

Ein Nachteil gegenüber einem Brief ist, dass Mails – wenn auch selten – aufgrund von technischen Störungen Ihren Empfänger nie oder deutlich verzögert erreichen können. Stellen Sie auf jeden Fall bei einer eiligen Mail sicher, dass der Empfänger seine elektronischen Nachrichten regelmäßig abruft. Fragen Sie dazu im Zweifelsfall telefonisch nach, ob die Nachricht angekommen ist. Gängige Mailprogramme bieten Ihnen auch die Funktion, vom Adressaten eine Empfangsbestätigung anzufordern. So können Sie vom schnellen Tempo der Kommunikation, die per Mail möglich ist, sorglos profitieren.