Anrede und Text

Was den Inhalt betrifft, so gibt es kaum Unterschiede zwischen einer E-Mail und einem Geschäftsbrief. Es gelten also auch für E-Mails die Hinweise, die Sie im vorangegangenen Kapiteln nachlesen können. Die wesentlichen Unterschiede zwischen einem Geschäftsbrief und einer geschäftlichen E-Mail sind im Folgenden zusammengefasst.

Die Anrede

Im Grunde sollten bei der Anrede in einer geschäftlichen E-Mail dieselben Standards eingehalten werden wie beim Geschäftsbrief. Die Anrede beginnt in der ersten Zeile der Mailnachricht. Sie wird – genauso wie im Geschäftsbrief – durch ein Komma und eine Leerzeile vom übrigen Text getrennt.

Mitunter kann die Anrede etwas lockerer ausfallen als in einem Brief. Aber es wird auch hier als unhöflich empfunden, die Anrede ganz wegzulassen. Ferner haben sich in der Korrespondenz per Mail neue Formeln der Anrede etabliert, die so in Geschäftsbriefen (bislang) noch nicht auftauchen. Dazu gehört etwa „Guten Tag, Frau Lange“. Im ellviva-Special "Geschäftsbriefe perfekt texten" fiinden Sie Auswahlkriterien für die richtige Anrede.

Der Text

Der Text beginnt – wie im Geschäftsbrief – mit kleinem Buchstaben (es sei denn, das erste Wort ist ein Name oder ein Substantiv). Im Gegensatz zum Brief werden im Text keine Silbentrennungen vorgenommen. Denn der Zeilenumbruch für den Text Ihrer E-Mail wird von der Software des Empfängers gesteuert und der jeweiligen Fenstergröße angepasst. Die Fenstergröße ist die von Empfänger zu Empfänger verschiedene Größe des Textfeldes beim Öffnen einer E-Mail. Die einzelnen Absätze des Textes sollten im Sinne besserer Lesbarkeit mit einer Leerzeile voneinander abgetrennt werden. Vermeiden Sie nach Möglichkeit Formatierungsbefehle oder Sonderzeichen. Diese werden von unterschiedlichen E-Mail-Programmen zuweilen verschieden verstanden und können dazu führen, dass Ihre E-Mail für den Empfänger ganz oder in Teilen unlesbar ist.