E-Mail - Post per Klick

Die tägliche Korrespondenz wird im Geschäftsleben mittlerweise fast ausschließlich per E-Mail geführt – zwischen Geschäftspartnern ebenso wie unter Kollegen. Dabei sollten Sie sich durch die Schnelligkeit des Mediums auf keinen Fall zur Schludrigkeit verleiten lassen.

Brünette Geschäftsfrau schreibt eine E-Mail auf ihrem Laptop
Fragen Sie sich bei jeder E-Mail zuerst, ob sie für Ihr Anliegen wirklich das geeignete Kommunikationsmittel ist. Denn bestimmte Schreiben eignen sich nicht, um als E-Mail verschickt zu werden. Dazu gehören offizielle Mitteilungen, Gratulationen oder Kondolenzschreiben.

Eine rechtskräftige Unterschrift ist bei der E-Mail nicht möglich. Daher können Sie noch keine offiziellen Dokumente per E-Mail verschicken. Dies wird sich jedoch eventuell bald ändern.

Grundsätzlich sollten E-Mails mit derselben Sorgfalt geschrieben werden wie Briefe. Die wichtigsten Regeln für E-Mails mit Stil:

  • E-Mails sollten in zeitgemäßer Sprache, kurz und prägnant geschrieben sein.
  • Achten Sie auf korrekte Rechtschreibung.
  • Anrede und Schlussformeln sind wie in Briefen zu verwenden.
  • Die Schrift sollte nicht zu klein sein - elf oder zwölf Punkt sind als Größe ideal.
  • Das Betreff-Feld muss immer ausgefüllt werden. Der Betreff sollte den Inhalt der Mail kurz und aussagekräftig wiedergeben und auf den ersten Blick verständlich sein.
  • Hängen Sie bei Erstkontakten keine Dateien an, ohne dies vorher mit dem Empfänger abzusprechen. Klären Sie, welches Dateiformat für ihn das günstigste ist. Außerdem ist es unhöflich, umfangreiche Attachments zu schicken: Die Dateigröße der Anhänge soll nicht mehr als 2.000 KB (2 MB) betragen.
  • Die Absenderdaten werden in der Regel am Ende der E-Mail in Form einer Signatur eingefügt. Diese enthält üblicherweise Adresse, Telefon- und Faxnummer sowie - wenn vorhanden - die Adresse der firmeneigenen Website.
  • E-Mail-Adressen dürfen nur nach Rücksprache mit dem Inhaber an andere weitergegeben werden.
  • Verwenden Sie keine Smileys wie zum Beispiel „:-)". Diese sind der privaten Korrespondenz vorbehalten. Das Gleiche gilt für im Internet beliebte Abkürzungen wie etwa „unt" („until next time" = „bis demnächst"). Nicht jeder ist mit solchen Begriffen vertraut.

Tipp: Bedenken Sie beim Formulieren und vor allem vor dem etwaigen Ausplaudern von Vertraulichkeiten, dass E-Mails sehr einfach weitergeleitet und von anderen Personen gelesen werden können.

Im ausführlichen ellviva-Special "Geschäftsbriefe und geschäftliche E-Mails" lesen Sie mehr über Vorteile und Gefahren geschäftlicher E-Mails.