Die richtige Begrüßung am Telefon

Wenn in einer Firma oder einer Institution keine einheitlichen Richtlinien im Sinn der "Corporate Identity" bestehen, haben Sie mehrere Möglichkeiten, sich am Telefon korrekt zu melden.

Telefonistin bei der Begrüßung
Die traditionelle Reihenfolge ist:
  1. Firmenname
  2. Name der oder des Annehmenden
  3. Tagesgruß, zum Beispiel "Guten Morgen"

Also beispielsweise: "Baugesellschaft Luftschloss, Steinmeister, guten Tag."

Ob zusätzlich noch die Abteilung genannt wird, hängt von innerbetrieblichen Entscheidungen ab. Beachten Sie auf jeden Fall, dass der Begrüßungssatz nicht zu lang wird. Das irritiert den Anrufer und erschwert ihm das Heraushören Ihres Namens.

Der Anrufbeantworter als nützliches Aushängeschild

Auch bei der Ansage auf Ihrem Anrufbeantworter sollten Sie bestimmte Maßstäbe einhalten. Einerseits ist er ein probates Mittel, Ihnen und Ihren Anrufern das Leben zu erleichtern. Aber er ist auch ein wichtiges Aushängeschild für Sie.

In jede Ansage für den Anrufbeantworter gehören folgende Bestandteile unbedingt: Name und/oder Telefonnummer und ein Gruß. Ob Sie diesen voranstellen ("Guten Tag, hier ist ...") oder ihn nach der Namensnennung unterbringen, ist gleichermaßen höflich.

Außerdem ist es für Kunden und Geschäftspartner oft sehr hilfreich, im Rahmen des Ansagetextes weitere Nummern anzugeben (Handy oder Faxnummer). Sie können auch einen Stellvertreter nennen, an den Anrufer sich in dringenden Fällen wenden können. Eine solche Aussage sollte sich dann aber nicht allein auf den Namens eines Ansprechpartners beschränken, sondern direkt die entsprechenden Nummern enthalten.

Wichtig: Achten Sie auf eine langsame und deutliche Ansage – gerade unbekannte Zahlenkombinationen sind von Anrufenden auf die Schnelle nur schwer zu erfassen.